部門・支部間における集会事業 合同企画の手引

支部・部門合同企画集会事業を行う場合は，特定の支部地区に多数の行事が集中しないよう両者間で充分な協議を行ってください．

協議を行うにあたって注意すべき事項は次のとおりです。

１．企画の打診（調整）

（１）企画の初期段階（開催年月，テーマとも仮の段階）で相手側代表者に打診を行う．

（支部に対しては支部長宛，部門に対しては部門長宛）

（２）両者間で合同企画原案を作成した後速やかに開催届を提出する．

２．経費取扱い

「部門・支部合同企画集会事業の経費取扱い」規定を参考に両者間で予め剰余金，欠損金の配分について協議する．原則的には合同企画である以上，剰余金・欠損金とも両者間で折半すべきであるが，具体的にはいずれの側が提案するかによって弾力的に決定する．〔３・(2) 項　参照〕

３．行事の種類と委員の任務および事務担当

（１）研究発表講演会

部門の研究発表講演会は，会場・使用機器，アルバイト等の手配を当該部門の開催地区在住委員が担当し，参加登録等の事務手続きは本部の部門担当職員が行うので，支部は名目的な合同企画者となることが多い．

支部が実質的に講演会の企画実施を行うためには，部門の講演会と並行して支部が他分野の講演会を行う「併催」方式がある．この場合，会場費その他諸費用の分担について予め協議しておく必要がある．

（２）講習会

講習会は支部の大きな収入源となっており，また聴講料の徴収等の事務手続きで支部職員に過度の負担がかかる恐れがあるので，もし部門から提案を行う場合は剰余金・欠損金の取扱いは支部側に不利とならないよう充分に配慮し，かつ支部行事との調整をはかって支部事務担当者に過大な負担がかからにようにする．

（３）招待講演会など

講習会のような多額な聴講料を徴収する行事以外のものについては，参加申込受付等の事務手続きを含め支部事務担当者に過大な負担がかからないようにする．

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