はじめに

コロナ禍により、今年度の年次大会はWeb講演会として実施します。本稿では、今回実施するWeb講演会への参加方法ついてご説明します。なお、日本機械学会2020年度年次大会HPでも、各立場（座長、講演者、聴講者）でのオンラインマニュアルを公開予定です。こちらもご参照いただけると幸いです。

Web講演会について

Web講演会は、最大多数の方の発表および参加（聴講）を図るべく、ZoomとYouTubeの2つのシステムを利用します。座長と講演者は、各講演室に対応したYouTube配信動画の概要欄に記載のURLからZoomミーティングルーム（講演室）で発表を行い、それを実行委員会の会場担当係が YouTube にてライブ配信・録画します。聴講者は各講演室に対応した YouTube 配信動画にて、講演をライブ聴講し、質問時には発表者と同じZoom講演室に入室して質疑応答を行います。発表および質疑応答の録画はタイムシフト視聴可能です（図1）。講演の録画データをタイムシフト視聴できる期間は、発表日を含む3日間とし、その後、録画データは削除します。録画データの著作権は講演者に帰属し、実行委員会以外の無断録画、録音、再配布を禁止します。

また、昨年度の年次大会から、学生は原則ポスター発表となりましたが、今回は混乱を防ぐため、ポスター発表を行わず、一般講演と同様の口頭発表になります。但し、学生の発表は各セッションの後半にまとめて行います。一般講演（学生の講演も含む）の発表時間は講演10分、質疑応答5分です。

以下に、各講演者、座長、聴講者（質問者）のWeb講演会の参加方法について説明します。

 

図1　Web講演会の概要

Web講演会参加の事前準備について

一般講演の講演及び質疑応答は、すべてZoom内で行います。座長の方は、会場担当係との共同ホストとして講演会に参加するため、事前にZoomのアカウント（無料/有料いずれも可）を取得し、使用するPCにはZoomのデスクトップクライアントをインストールして下さい。講演者と聴講者は、Zoomのアカウントを取得は必須ではありませんが、スムーズな進行のためアカウント取得を推奨します。

Zoomを使用するPCの環境は、WindowsではCore i3以上、MacではIntel core、RAMは4GBが推奨環境です。 Zoomに入室するすべての参加者は、イヤフォンまたはヘッドセット（推奨）を事前に準備して下さい。PCのスピーカから直接音を出すと、PCのマイクがその音を拾ってハウリングする可能性があります。講演中、講演者はビデオオンで参加しますが、Webカメラが無いPCの場合は、その限りではありません。

推奨の通信帯域幅は、できれば600kbps（ダウンロード)以上、最低150kbps以上が好ましいです。検索サイトで「インターネット」「回線」「テスト」などで検索すると、お使いの環境のインターネットの通信帯域を調べることができます。座長及び講演者は、十分な通信帯域での参加をお願いします。

会期一ヵ月前までに、練習用のZoom講演室を設置します。事前にZoom講演室での動作チェックをして下さい。画面共有については、自身では確認できないので、複数名で入室し、互いにご確認下さい。できるかぎり参加予定の場所、通信環境からテストして下さい。練習用のZoom講演室の詳細は、年次大会HPおよびインフォメーションメールでお知らせします。

講演室の入場までの流れ（講演者、座長、聴講者共通）

全ての参加者（講演者、座長、聴講者）は、はじめに各講演室のYouTubeの配信動画のページに来ていただきます。今回は、25の講演室が設置され、各講演室にYouTube配信動画URLを開設し、講演日毎に固定の配信動画URLを設定しています。OSやセッション毎のURLは設定していません。

各講演室のYouTube配信動画のURLは、参加者向けに年次大会HPで公開する講演プログラムのPDFファイルに記載しています。講演室を選択（クリック）すると、埋め込んだリンクから講演室の配信動画ページに移動します。入室したら初めに、YouTubeの概要欄の講演室番号を確認下さい（図2）。

YouTube配信動画の概要欄には、各講演室のZoom講演室のURLを記載しています（図2赤枠内）。講演者、座長及び議論を行う方（共著者、講演者に質問される方）は、本URLのリンクからZoom講演室に入室して下さい。座長の方はセッション開始10分前、講演者の方はセッション開始5分前までにZoom講演室に入室下さい。セッション開始前に入室できない講演者は、ご自身でZoom講演室内の動作確認をあらかじめ行ってください。講演者に質問をされる方は随時、Zoom講演室に入室して下さい。YouTubeのライブ配信にはZoomでの発言から数十秒の遅延が発生しますので、質問者はZoom講演室に早めに入室して下さい。一旦、入室された方は、セッション終了まで在室のままで構いません。また、YouTubeからZoom講演室に入室する際、YouTubeの音声をミュートにして入室して下さい。ミュートを忘れると、YouTubeの音声とZoom講演室の音声の両方が聞こえて混乱しますので、ご注意願います。

入室後、Zoomのログイン名を、座長の方は、「座長_名前_所属」、講演者は、「講演番号_名前_所属」、聴講者は「名前_所属」に修正して下さい（図3）。質疑応答の際に、参加者リストを使用するので、表示させたままにして下さい。ログイン名は右クリックで変更できます。

座長マニュアル

1．セッション開始前（Zoom講演室入室後）

①セッション10分前
・進行役の会場担当係がZoom講演室のホストとして入室しています。ログイン後、会場担当係とセッションの段取りの確認を行って下さい。特に、各講演が口頭発表、ビデオ発表のいずれかであるかを、会場担当係より確認して下さい。
・講演時間は、会場担当係の仮想背景に表示します。自身のPCのZoom画面で表示して下さい（図4）。

②セッション5分前
・講演者の出欠確認も兼ねて講演者の音声・ビデオ、画面共有に問題ないことを確認して下さい。
・確認完了次第、講演者に音声をミュート、ビデオをオフにするように指示して下さい。

③セッション1分前
セッションの説明を開始して下さい。その際、以下について説明をして下さい。
各講演が口頭発表かビデオ発表であるか。ビデオ発表の場合、質問はメールで直接行うこと
質問する際は、YouTube配信動画ページの概要欄にある質問マニュアルに従うこと
YouTubeのライブ配信は、Zoomでの発言から数十秒遅延があるので、質問する方は早めにZoom講演室に入室すること

2．セッション開始

・講演者に音声のミュート解除、ビデオをオンにするように促し、講演を開始して下さい。
・講演者の講演資料（パワーポイントのスライドショー画面）の共有が確認できたら、講演者に画面共有ができている旨お伝え下さい（講演者自身は、画面共有ができているか確認できません）。
・講演中は、座長のビデオはオフにして下さい。
・講演時間は、会場担当係の仮想背景で表示します。個人でも時間を管理できる時計をご用意下さい。
・講演時間は厳格に管理して下さい。講演時間を知らせるベルはありませんので、講演時間の通知は、座長から口頭でお願いします。講演中に通知することが難しい場合、超過時に指摘するだけでも構いません。
・講演時間を超過した場合は、質問時間を短くし時間調整して下さい。
・質問の意思表示は挙手ボタンによってされ、参加者リストに表示されます。質問者を指名し、音声のミュート解除、ビデオのオンを指示し、質疑応答を行って下さい。もし質問後に質問者が挙手のままでしたら、座長が該当者の挙手を解除して下さい（図5）。
・講演終了後、講演者及び質問者の音声のミュート、ビデオのオフを指示して下さい。

3．ビデオ発表の場合

・会場担当係に動画再生を口頭で依頼して下さい。音声が聞こえない場合は、その旨お伝え下さい。
・再生終了後、質問は動画中に示される連絡先に各自連絡するように連絡願います。

4．セッション終了時

・セッションの終了案内をして下さい。
・セッション間の時間は15分です。セッション開始10分前には、次セッション打ち合わせが始まりますので、セッション全体の超過は5分までにとどめて下さい。

図4　Zoom講演室

図5　質問方法

講演者マニュアル

1．セッション開始前（Zoom講演室入室後）

・座長より講演者の出欠確認があります。その際、講演者の音声・ビデオ・画面共有の動作確認をするので、座長の指示に従って下さい。万一、問題がある場合、発表を取り止めになる場合がありますので、必ず事前に動作確認を行ってください。
・確認終了後、音声をミュート、ビデオをオフにし、発表時間まで待機して下さい。
・講演時間は、会場担当係のビデオ背景に表示されます（図4）。自身のPCのZoom画面で表示して下さい。

2．講演開始

・座長に指示されたら、音声ミュートを解除、ビデオをオンにし、画面共有にて講演資料を共有し講演を開始して下さい。
・講演時間を知らせるベルはありません。会場担当係の仮想背景の講演時間の表示をしたままにし、時間を見ながら講演を行って下さい（図4）。
・講演終了後、座長が質問を受け付けます。
・講演終了後、ご自身で音声をミュート、ビデオをオフにして下さい。

聴講者マニュアル

1．YouTube配信動画ページ

Zoom講演室の負荷を低減するため、聴講者のZoom講演室への入室は極力避け、YouTube配信動画のライブ配信を聴講して下さい。講演者との質疑を希望する場合は、図2に示したYouTubeの配信動画ページの概要欄記載のZoom講演室のURLより、Zoom講演室に入室して下さい。

2．Zoom講演室

・Zoom講演室入室後、名前を「名前_所属」に修正して下さい（図3）。
・聴講時は音声をミュート、ビデオをオフにして下さい。
・質問がある場合は、図5に示した参加者リストの下にある「手を挙げる」をクリックし、座長の指名をお待ち下さい。
・座長から指名されたら、音声のミュートを解除して、質問して下さい。ビデオのオンは任意です。座長が指名を忘れている場合は、適宜、ご発声下さい。
・講演者との質疑で十分な回答を得られたら、「ありがとうございました」等、質疑が完結したことを講演者、座長に示して下さい。Web講演会では、明確な音声でのリアクションが無いと、質疑が完了したのかわかりません。
・質問が終了しましたら、挙手を解除して下さい。
・質問終了後は、Zoom講演室から退出せず、セッション終了までそのままZoomにて視聴しても結構ですが、音声のミュート、カメラをオフにして下さい。

講演スライド作成について

今回のWeb講演会では、Zoom講演室とYouTubeのライブ配信を同時に行います。Zoom講演室では、講演資料において画面の制限はありませんが、YouTubeの配信動画は、画面右上に講演者の様子（ビデオ）が、右下にはZoomの透かしが入ります（図6、7）。講演者は、YouTubeの聴講者を意識して、スライドの作成をして下さい。

ビデオ発表の動画作成について

所属組織のセキュリティ規約等でZoomによる口頭発表が困難な講演者は、事前にビデオ発表動画を大会実行委員会に提出し、座長の指示で会場担当係がその動画をZoomおよびYouTubeにて配信します。ファイル形式はmp4形式でファイルサイズは500MBまで受け付けます。講演論文提出時に、ビデオ発表の意思を確認いたします。ビデオ発表動画の提出期限は8月末日です。提出方法はHP等で追って連絡いたします。

ビデオ発表の動画作成は、パワーポイントの「スライドショーの記録」で、スライドに合わせた音声の録音が可能です（図8）。また、画面の指示にはレーザーポインタの機能を利用も可能です。ショートカット「Ctrl+L」で、カーソルをレーザーポインタの機能を利用できます。録音が完了したら、「ファイル」から「エクスポート」を選択し、ビデオの作成を選択します。「記録されたタイミングとナレーションを使用する」に設定し、「ビデオの作成」クリックしていただくとmp4形式の動画が作成されます。ビデオ発表動画は10分以内で作成して下さい。また、講演内容に関する質問は、メールで個別に対応していただきます。ビデオ発表動画内に必ず、講演者のメールアドレスを明記し、数秒間は画面に表示されるように動画を作成して下さい。

図6　YouTube 配信画面（16：9）

図7　YouTube 配信画面（4：3）
図8　ビデオ発表動画の作成方法（PPT）

最後に

初めての年次大会のWeb講演会を実施するにあたり、主催側、参加者ともに不慣れな点が多々あると思われます。不明な点があれば、年次大会のHPをご確認下さい。会期中は、ヘルプデスクの設置を予定しております。詳細が決まり次第、HPにてご連絡いたします。よろしくお願いいたします。